Supply Chain Management
Sotiris Zigiaris
La cadena de suministro es descrita como una red que
integra las actividades desde la consecución de la materia prima hasta la
entrega del producto terminado al consumidor final. Todos los entes
involucrados se unifican en un proceso armónico donde participan de forma
coherente para optimizar el flujo de información y productos. El reto de la integración
se genera no sólo dentro de la organización si no más específicamente de los
entes externos que tienen incidencia en el flujo de la información o de los
productos en sí. De esta manera se genera la cadena de suministro extendida
para servir mejor al consumidor final ya que un mejor servicio implica una
mejor participación del mercado, lo que en su defecto lleva a menores
costos. La velocidad y eficiencia de la
cadena de suministro implica más ventas, más órdenes de compra y más participación
del mercado. El concepto de cadena de suministro ha sufrido cambios durante el
tiempo, a 1996 solo concernía del manejo del flujo de materiales con la necesidad de incrementar sus
responsabilidades hacia el monitoreo de servicio al cliente y procesamiento de órdenes,
entre otras. La cadena de suministro adquiere cada vez más facetas guiadas al
servicio al cliente y manejo de tecnologías de la información que tengan un
impacto positivo en los tiempos de entrega y nivel de servicio. Se dan cambios a nivel de los entes que
participan en la cadena de suministro como el transporte y los clientes, en los
primeros las necesidades de flexibilidad en el volumen y peso de la carga los
han hecho ajustarse y los clientes, con metodologías como el justo a tiempo
exigen más calidad, velocidad y cumplimiento. Las tecnologías de la información
permiten que transportadores con necesidades de ofrecer economías de escala con
consignaciones de bajos volumen/peso, también ofrezcan más trazabilidad de la
carga y cuidado. En resumen se controla la carga en tránsito, las llegadas, la recepción,
acomodación y luego despacho de ésta (códigos de barra). La cadena de
suministro agrega valor, este valor se agrega mediante los beneficios que trae
una efectiva organización de la cadena. Al reducir el tiempo total de flujo se
incrementa la rotación de inventario, hay una mayor calidad del producto y la
oportunidad de ofrecer personalización para satisfacer en mayor medida las
necesidades de los clientes. Una cadena de suministro efectiva ofrece las
siguientes ventajas para el negocio: reducción del capital del trabajo, quitar
los activos de las hojas de cálculos, aceleración de los ciclos de flujo de
dinero, incremento de la rotación de inventario.
Siendo el gerenciamiento de la cadena de suministro
la nueva “religión” de la compañía, el grupo de consultorías Andersen define 7 principios para la
implementación de una cadena de suministro efectiva:
1. Segmentar
los clientes no por tipo de producto o industria si no por necesidades de
servicio.
2. Personalizar
la cadena de suministro para ajustarse a las necesidades y utilidades
provenientes de los segmentos definidos.
3. Estar
atento a señales de cambio en las demandas para tener pronósticos mas certeros.
4. Personalización
del producto, teniendo el punto de desacople lo más cerca al consumidor
posible.
5. Tener
una visión conjunta con los proveedores para minimizar costos y maximizar
utilidades para los dos en vez de incentivar la guerra del mejor precio.
6. Implementar
tecnología de la información para ayudar en el proceso de toma de decisiones en
varios niveles de la cadena y mantener un control del flujo de
materiales/productos.
7. Generar
indicadores de desempeño no solo internamente pero de todos los eslabones de la
cadena teniendo en cuenta tanto las mediciones financieras como las de
servicio.
Los programas de cadena de suministro que generan
los mejores resultados comparten ciertas características en común. Se enfocan en la demanda real generada por
los clientes en vez de probar el éxito de productos y arriesgarse en el
incremento de costos de almacenamiento. Al reaccionar frente a la demanda de
los clientes se minimiza el flujo de materias primas y producto terminado. Para
lograr manejar inventarios mínimos y una rápida entrada al mercado se
implementan técnicas como el Just In Time (producción y distribución), Quick
Response, Efficient Customer Response y Vendor Management Inventory entre
otros. Con vistas a tomar las mejores
decisiones frente a la conformación de la cadena de suministro el Miebach
Supply Chain Management Group ofrece un
acercamiento de planeación integrada que consta de cuatro elementos. Estos
elementos son el Análisis de Potencial, Estudio Conceptual, Planeación
Detallada y Gerenciamiento de Proyectos o Cambios. Esta propuesta del grupo
Miebach tiene siempre en cuenta que para alcanzar una solución óptima los tres
pilares: estrategia, ingeniería y tecnología de la información deben estar
presentes.
La cadena de suministro impacta directamente 5 áreas
del valor corporativo. Áreas como el crecimiento de las ganancias ya que una
cadena mal configurada despilfarra los recursos operativos de la compañía. Una
buena cadena de suministros permite “ordenes perfectas”, servicio post venta y
desarrollo de productos. Se reduce también el capital de trabajo, incrementando
la rotación del inventario, manejando adecuadamente cuentas por cobrar y
cuentas por pagar, minimizando el inventario de seguridad y acelerando los
flujos de caja. Se reduce también los activos fijos al asegurar a la compañía
que se tienen la cantidad adecuada de instalaciones o equipos para las
operaciones. Se minimizan impuestos al ajustar la cantidad necesaria de activos
o inclusive se da la tercerización donde es necesario. Finalmente se reducen
costos en una base diaria como también en las estrategias a mediano y largo
plazo.
Gracias a los estudios conducidos por MIT acerca de
la implementación de programas integrados de planeación de la cadena de
suministros se han registrado resultados favorables, se han evidenciado
reducciones de inventario hasta de un 50%, incremento del 40% en entregas a
tiempo, decrecimiento del 27% en tiempo de ciclo acumulativo, alcanzar el doble
de giros del inventario y a la vez alcanzar la reducción de cargos por
faltantes y un incremento del 17% en la rentabilidad.
A.T Kearney, por otro lado condujo un estadio acerca
de las desventajas producidas por una mala gestión en la cadena de
suministro. Las ineficiencias en la C.S
llevan a despilfarrar hasta el 25% de los costos operativos. Así se tenga una
margen de utilidad pequeño, de 3 o 4%, reducir en tan solo un 5% el despilfarro
en la cadena de suministros puede lograr doblar las ganancias.
La buena
gestión lleva a la reducción en el tiempo de flujo del dinero hasta un 50%,
reducción de días de inventario de seguridad también en un 50% y el incremento
del servicio al cliente.
Las áreas de oportunidad para la cadena de
suministros son diversas y tienen el potencial de generar un alto impacto en la
participación del mercado que se tiene.
Por ejemplo esta la optimización de la red de distribución, donde
configurando apropiadamente el sistema y seleccionando los puntos ideales para
cada centro de distribución, se llegan a reducciones en los costos de 20 a 30%
al instante, compuestos por la reducción en los costos de transporte y en el
cargue del inventario.
La consolidación de los envíos es un área clave
también, al organizar múltiples envíos en el mínimo de vehículos de transporte
se genera una reducción sustancial de los costos de transporte, menores lead times,
incremento en los ciclos, etc. Por otra parte, la implementación de cross
docking como alternativa al almacenamiento tradicional en bodega tiene gran
potencial para el ahorro hasta de un 25% en los costos de este tipo. El manejo
de proveedores es clave para la optimización de los procesos productivos,
teniendo grandes ventajas en todos los aspectos, financieros, de calidad,
tiempo, etc. logrando iguales y mejores productos más eficientemente. Lograr
una integración buena de los proveedores a la cadena de suministro es clave
para la eficiencia de los procesos productivos, como se había mencionado
previamente. Existen barreras que deben ser derribadas con el fin de superar
obstáculos en la integración. Estas barreras se han identificado en tres áreas
principales, como lo son: la información que se comparte entre las
organizaciones, procesos de integración y las personas mismas. Una vez se
identifiquen y se solucionen las barreras presentes se maximizara el flujo de
los productos a los clientes y minimizaran tiempos y costos, entre otros
beneficios que resultaran en mayores utilidades y participación de mercado
posiblemente.
Un aspecto clave para la aplicación de la cadena de
suministro es la voluntad de aceptar e implementar innovaciones y cambios en
los procesos productivos y logísticos. La implementación de programas y
funciones para conformar una cadena de suministros óptima debe ser llevada a
cabo por personas con experiencia, con miras a las necesidades de la empresa y
extenso conocimiento acerca del software requerido para fusionarlo con la estructura
organizacional de la empresa.
La implementación de actividades para la
optimización de la cadena de suministros es una tendencia tal como el de
calidad total hecho por los japoneses donde la reestructuración de los procesos
productivos es profunda y altamente orientada a la calidad de los productos y
minimización de errores, con métodos de control minuciosos que no permiten
posibilidades de error posteriores. En totalidad, aquellas empresas que
aplicaron supply chain management redujeron sus costos orientados a estas
actividades en un 45% en comparación a la media, mientras que los costos de
inversión en la implementación en términos de retornos fueron un 3% a 7%
menores con respecto a la media. A partir de este tipo de conocimientos como
calidad total se pueden obtener ciertos conceptos importantes para traducirlos
al manejo de inventarios tales como: manejo de calidad total, el personal como
factor de éxito, monitoreo y control meticuloso de los procesos, simplificar,
omitir e integrar.
La cadena de suministro vela por los procesos desde
la producción hasta la entrega del producto al cliente y por ende es clave para
las compañías que buscan tener una mejor posición competitiva y reducir el
tiempo del ciclo de orden-entrega. Se identifican cuellos de botella durante el
proceso y se trabajan para lograr este objetivo.
El efecto domino es un fenómeno presente cuando se
trata de la cadena de suministro, si hay una falla o un retraso en algún
eslabón, todo el resto de la cadena de allí en adelante se ve afectada
negativamente por este suceso. No
obstante, Youngberg hace énfasis en la importancia de la recolección de
información, una interpretación clara de la demanda y las necesidades del
cliente es necesaria para determinar si la implementación/reestructuración, etc
de la cadena de suministro realmente válida para el negocio. En caso de que las
necesidades del cliente no requieran de un menor tiempo de entrega o mayor
nivel de servicio se estarían incurriendo en costos y esfuerzos innecesarios.
Los costos operativos generados a lo largo de la
cadena de suministro alcanzan hasta el 75% de los costos totales, es por esta
razón que hay tanto interés en esta área, es más, este tipo de programas de
mejora están siempre entre los primeros 10 de las compañías, liderados por ejecutivos senior. Un proyecto
de consultoría tiene un costo aproximado de 15000 euros y dura 8meses, el
software necesario para la reestructuración con base en la consultoría tiene un
costo que varía entre 70,000 euros y 1,000,000.
La reestructuración de la cadena de suministro
involucra no mejoras si no cambios completos y por ende requiere gran
compromiso al nivel administrativo y excelencia a nivel operativo, además de
una relación bastante estrecha con las tecnologías de la información. Las
necesidades de estas tecnologías manejan tres periodos de tiempo, corto, largo
y más largo plazo. Al corto plazo se manejan las necesidades de día a día,
rutinarias como procesamiento de órdenes y programación de envíos. Al largo
plazo se requiere la facilitación de la planeación y soporte para toma de
decisiones tales como planeación de la demanda y elaboración del plan maestro.
Al más largo plazo se requieren herramientas que manejen varios supuestos para
generar estrategias con base en modelos y posibles escenarios donde se tomen
decisiones a futuro y se evalúen posibilidades.
El manejo de almacén debe hacerse bajo ciertos
elementos para lograr la optimización de los procesos. Se debe hacer
una revisión de todos los procesos para calidad total. El picking en
casi todos los casos es mejor hecho por humanos. El proceso de picking debe ser
diseñado conscientemente y se debe implementar la automatización en actividades
simples pero que carezcan de ergonomía.
Diseñar procesos que indiquen los errores en el sitio y no más adelante
en la línea donde se hace el control de calidad. Se deben eliminar movimientos
en el manejo de inventarios en el almacén excesivos, ya que son costosos, no
todo el inventario es igual, se debe segmentar e integrar.
Las actividades de implementación de la cadena de
suministro se organizan en las categorías de diseño, reingeniería de los
procesos de la cadena de suministro y refuerzo. Se debe hacer un diseño a largo
plazo estratégico que posicione a la cadena justo donde quiere estar en
términos de roles, cadenas de suministro, proveedores y clientes. La reingeniería de los procesos deben estar
guiados a modificar de manera adecuada el flujo de productos e información.
Posteriormente se hace el refuerzo de las áreas funcionales de la cadena de
suministro como almacenaje y transporte, incrementando la calidad y la
productividad. Para llevar a cabo estas tres actividades se hacen procesos de
análisis estratégico, especificación e implementación. El análisis estratégico esta guiado hacia el
uso de modelos que representen escenarios a futuro y generen alternativas de
solución para posibles situaciones adversas dándole apoyo al proceso de toma de
decisiones, identifica situaciones y soluciones explícitamente, determina
costos y tiempos y permite que la próxima etapa del proyecto sea planeada. La
especificación se debe hacer minuciosamente en cuanto a los sistemas, equipo, locaciones, etc donde
se generan los procesos para brindar propuestas ideales. Se hace un énfasis
lógico con respecto a las soluciones propuestas, se hace una propuesta de
solución detallada, disminuyendo costos por imprevistos, se debe obtener el
equipo adecuado y escalas de tiempo de implementación acordadas. La
implementación por su parte hace énfasis en la selección de proveedores y
equipo de trabajo como también de negociación de contratos y envíos.
Se requieren 5 dimensiones para alcanzar una cadena
de suministro efectiva, esta son: estrategia, infraestructura, proceso,
organización y tecnología.
En cuanto a la estrategia, se dice que se deben
alinear las estrategias de la cadena de suministro con la dirección del negocio
para ser competitivos y satisfacer las necesidades de los clientes. La
infraestructura de una cadena de suministro es de gran importancia ya que
define los limites físicos de la organización, se debe decidir qué actividades
o recursos se deben tercerizar y cuales asume la compañía para tener más
eficiencia. Los procesos claves de la cadena de suministro deben identificarse
para alcanzar el éxito operativo e integración por todos los eslabones de la
cadena. La organización es vital para armonizar el flujo del producto hasta los
clientes, por ende se deben analizar las actividades de clientes y las propias
para entender la manera adecuada de operar. Por último, la tecnología brinda
ventajas comparativas al facilitar que la cadena de suministro, con un flujo de
información poderoso opere a niveles de rendimiento altos.
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