Las fuerzas del entorno guían en
gran parte las preocupaciones y los problemas internos de una empresa. Las
exigencias organizativas hacen referencia a los asuntos internos de una
empresa. Los directores eficaces se centran y resuelven las cuestiones
organizativas antes de que se conviertan en un problema mayor. Solamente los
directores que estén bien informados sobre cuestiones importantes relativas a
los recursos humanos y a las exigencias organizativas como la búsqueda de una
posición competitiva y de flexibilidad,
los problemas relativos a la reducción de la plantilla de la empresa y la
restructuración organizativa, el uso de equipos de trabajo auto-gestionados, la
necesidad de crear una potente cultura organizacional, la función de la
tecnología y la presencia de los sindicatos.
Debido a que los costos laborales
de una empresa siempre son muy elevados, la eficacia con la que una empresa
utilice sus recursos humanos determinará su capacidad de competir (en este caso
podrían sobrevivir) en un entorno cada vez más competitivo. Un buen director al
emplear de manera correcta políticas de recursos humanos puede influir en la
posición competitiva de la empresa mediante:
Control
de costos: mantener costos bajos y fuerte flujo de caja es la mejor combinación
para obtener una posición competitiva. En el caso se percibe que no hay bajos
costos (ni siquiera saben cuáles son los costos reales) y desean un flujo de
caja fuerte a toda costa. El gerente general debe ser capaz de seleccionar de
la manera adecuada a sus subordinados, formar a sus empleados para que sean más
eficaces y productivos, conseguir relaciones laborales armoniosas, y
estructurar el trabajo para reducir los recursos y tiempos necesarios para
diseñar, producir y distribuir sus productos, o prestar servicios.
La
mejora de la calidad: diseñar programas para mejorar la calidad de todos los
procesos que llevan al producto o al servicio final. El control de calidad debe
integrarse con programas específicos de recursos humanos como por ejemplo
planes de retribución por rendimiento para que el empleado pueda desarrollar un
control autónomo total sobre la velocidad y la calidad del trabajo. Pero para
esto el gerente debe transformar completamente el clima de la empresa con el
fin de desarrollar confianza en sus empleados.
Creación
de capacidades distintivas: hacer uso de personas con habilidades exclusivas
para alcanzar la efectividad requerida y deseada en un área concreta. El
gerente general debe desarrollar cualidades especialmente a la hora de
contratar y seleccionar personal, formación de empleados (corto, mediano y
largo plazo) y evaluación de la eficacia del sistema de recursos humanos.
Un buen director también influye
en la reducción de la plantilla de la empresa, las cuales fomentan una falta de
compromiso emocional por parte de los empleados, crean conflictos al deber
buscar soluciones a problemas sociales vinculados a la inseguridad laboral.
Además de estos efectos están:
Jubilación
anticipada: presentar incentivos a personas de mayor edad para dejar su puesto
de trabajo y poder insertar personas “baratas” con poca experiencia, lo que
deja como consecuencia que a corto plazo sea un buen negocio para los “jubilados” pero no tan bueno a
largo plazo ya que se les dificulta la consecución de un nuevo puesto de
trabajo.
Empleo
discontinuo: para hacer más eficiente su fuerza laboral, algunas empresas
recurren al empleo intermitente lo que produce constantes reducciones de
personal y de producción. Esto contradice la creencia de que las personas se
retiran con los bolsillos repletos de dinero para poder jubilarse.
Carga
emocional: las razones de los empleos intermitentes producen un aumento de
ataques de pánico, tensiones matrimoniales, insomnio, tensión arterial alta y
otra serie de efectos nocivos (según artículo “Walking wounded” publicado en
1993 en The Wall Street Journal), lo que se traduce en una disminución del
ahorro de los costos laborales debido a la reducción de la productividad y
deterioro moral de los empleados.
El gerente general del caso debe
planificar la restructuración organizativa de la empresa para simplificar la
manera de administrar la empresa y ser
más competitivos. Debe crear una empresa menos jerarquizada para poder
gestionar los recursos horizontalmente y que los empleados estén más pendientes
de sus clientes que de sus jefes, de los objetivos globales de la empresa que
de sus funciones (como marketing o finanzas). El gerente debe hacer que sus
subordinados se enfoquen en la organización en torno a los procesos
(actividades con valor agregado) en lugar de hacerlo en torno a las tareas,
reduciendo la supervisión mediante combinaciones de tareas, utilizando equipos
para gestionarlo todo, dejando que sean los consumidores los que dirijan los
resultados, y recompensando los resultados del equipo.
La cultura de la empresa hace
referencia a una serie de creencias y supuestos básicos compartidos por los
miembros de una empresa, que funcionan a nivel inconsciente y que definen de
manera elemental la imagen que tiene la empresa de sí misma y de su entorno. La
estandarización observada en la conducta de los empleados cuando interactúan,
las normas que se desarrollan en los grupos de trabajo, los valores dominantes
adoptados por una empresa, la filosofía que guía la política de una empresa con
respecto a sus empleados y/o clientes, las reglas de juego para moverse por la
empresa y el sentimiento transmitido o el clima creado en la empresa a través
de su estructura física y de la manera en que sus miembros interactúan entre
sí, con sus cliente o con personas externas, son los elementos claves que debe
poder modificar el gerente general de una organización.
La productividad es una medida de
la cantidad de valor que un empleado individual añade a los bienes o servicios
producidos por una empresa. A mayor rendimiento individual, mayor productividad
de la empresa. Existen dos factores importantes que afectan la productividad
individual: la capacidad y la motivación. La capacidad del empleado es su
aptitud para desarrollar una actividad, puede mejorarse a través de un proceso
de contratación y asignación, o programas de formación y desarrollo de la
carrera profesional para prepararlos a asumir responsabilidades mayores; y la
motivación hace referencia al deseo de las personas a realizar su trabajo lo
mejor posible. La motivación impulsa, dirige y mantiene la conducta humana. Por
estos dos aspectos es importante recalcar que lo que una empresa invierte en
mejorar la calidad de vida del trabajo se reflejará en un mejor servicio al
cliente, por esto el gerente general debe estar capacitado para poder aumentar
estos indicadores en sus empleados.
Paralelamente, “la gestión del
conocimiento consiste en poner a
disposición del conjunto de miembros de una institución, de modo ordenado,
práctico y eficaz, además de los conocimientos explicitados, la totalidad de
los conocimientos particulares, esto es, tácitos, de cada uno de los miembros
de dicha institución que puedan ser útiles para el más inteligente y mejor
funcionamiento de la misma y el máximo desarrollo y crecimiento de dicha
institución” Anselmo del Moral.
El gerente general debe
implementar un sistema de gestión del conocimiento que tenga los siguientes
aspectos clave:
El
personal y la cultura: apoyo incondicional de alta dirección de la empresa ya
que los beneficios de este sistema son de mediano y largo plazo. Los empleados
deben asumir el rol de usuarios del sistema de gestión del conocimiento porque
serán los responsables de la alimentación del sistema con sus conocimientos.
Debido a que los sistemas de gestión del conocimiento son relativamente nuevos
el gerente general debe conocer muy bien los procesos de la organización y
tener buena formación en TIC porque el soporte tecnológico es uno de los
pilares de este sistema, disponer de buena capacidad estratégica que permita
ver las necesidades del sistema a mediano y largo plazo.
La
gestión institucional: se debe concebir el conocimiento como un recurso
ilimitado base de la competitividad en la sociedad del conocimiento, visto en
el sentido de que el recurso no se pierde por el hecho de usarlo. Debe
identificarse los conocimientos requeridos y disponibles para poder definir una
estrategia de negocio. Enfatizar en la creación, adquisición, captura,
organización, renovación, comparación y uso de conocimientos en todos los
planes d, operaciones y actividades detalladas para tener los mejores
conocimientos posibles y usarlos en cada punto de acción.
La
tecnología: para el desarrollo de proyectos de gestión del conocimiento es
indispensable el aporte tecnológico en armonía con la gestión y la cultura
empresarial. Es importante también abandonar la idea de que la tecnología puede
remplazar el conocimiento humano o crear su equivalente.
En el caso no mencionan planes
estratégicos de la empresa en ningún momento, por lo que se llega a pensar que
cada quien realiza tareas independientes en pro de recibir un salario, pero que
no tienen una meta por alcanzar. Por esto el gerente general debe estar en la
capacidad de definir metas a corto, mediano y largo plazo y usar todas las
herramientas entes descritas para poder que la empresa se organice y tenga la
posibilidad de un crecimiento económico y una posición mayor en el mercado.
Conjuntamente, en el área de
producción principalmente encontramos problemas serios de comunicación e
integración entre departamentos donde un clima laboral tenso y hostil junto con
una gestión por departamentos que se caracteriza por la individualidad
obstaculiza el flujo debido de los procesos.
Esta situación podría ser remediada con la implementación de sistemas de
información que controlen el flujo de este recurso entre departamentos. Ya que
se percibe que en esta empresa se maneja un volumen grande de ventas, un
sistema ERP podría ser necesario, obviamente de la mano de una capacitación
efectiva de las personas a cargo como de un análisis del clima laboral para
determinar la forma de llegar a una cohesión y armonía entre los trabajadores
sin dejar a un lado un proceso de revisión al departamento de recursos humanos
ya que es claro que su proceso de reclutamiento y selección de personal está
completamente errado. El recurso humano que se puede estar teniendo en esta
empresa no es el ideal, se ven sucesos como la contratación de guerrilleros o
inclusive personas con desempeños bajos de su cargo y por lo tanto los procesos
se ven afectados de una manera negativa.
No se tiene una noción de lo que
es el BOM o MRP y por ende la planeación se ve desfasada. Además, los
requerimientos por parte de mercadeo ponen una carga irracional encima del
departamento de producción por un diseño de promociones apresurado. Definitivamente
se deben planear las promociones con anticipación y se le debe entregar a
producción la información necesaria para
elaborar un plan detallado de los materiales requeridos para llevar a cabo sus
labores y poder generar ordenes claras de compras calculando el lead time de
los proveedores, entre otras para satisfacer estas necesidades en un tiempo
prudente. Tampoco existe un warehouse
management efectivo, se evidencia que el cálculo de los inventarios no es
apropiado (caso de relleno de banano) donde, de nuevo, la falta de un sistema
de información estructurado y organizado lleva a tener esta clase de errores.
Esta situación se da al interior de producción donde planeación y la planta
manejan un juego interno oportunista, donde no se respetan los tiempos ni las
responsabilidades y se busca apagar incendios y manipular la información para
ganar un beneficio, dada la misma situación de las fallas en planeación que
generan un manejo de tiempos increíblemente ineficiente. Dadas las circunstancias se debería fusionar
el departamento de compras y de planeación para generar una gestión más
coherente y apropiada de acuerdo al diseño de producto que se genera en
mercadeo, evitando de esta manera el paso de culpas entre estos dos
departamentos y minimizando los tiempos de ordenar. Se necesitan implementar
varios procesos de mejoramiento para llegar al nivel de planear-comprar, ya que
como se ha mencionado, las operaciones no tienen una estructura coherente, los
proveedores no son los ideales y no proporcionan la confiabilidad necesaria
para este tipo de operación, lo cual añade una carga al proceso ya en sí lento
por la deficiente planeación. El enfoque debe estar en generar los cambios necesarios para que tanto la planeación
y la compra de materias primas requerida sea efectiva y moverse hacia un nivel
más elevado, cumpliendo con los requerimientos del mercado.
En el área de mercadeo las personas
encargadas muestran un gran desconocimiento del negocio, la encargada de este
área no tiene conocimiento general de lo que se esta haciendo, es un empleado
el que está al tanto de todo. Este empleado es el que toma decisiones, por
ejemplo en el caso del empaque fue él el que decidió qué material y de qué manera
se debía empacar el producto para poder ser distribuido como una promoción. En
general, se piensa que este departamento de la empresa está mal manejado ya que
la persona que debería dar las pautas para el manejo y toma de decisiones
acerca de los productos no está enfocada en esta labor. Desde nuestro punto de
vista pensamos que se debería primero que todo mejorar la comunicación con los
otros departamentos o en su defecto implementar algún tipo de sistema de
comunicación (EDI) para que el área de mercadeo sepa claramente qué pasa en
producción y en bodega si es el caso y de esta manera tome o por el contrario
no tome decisiones que la empresa no pueda cumplir. Por otro lado pensamos que
el área de mercadeo está manejando mal el tema de las promociones, ya que se
nos dice que quieren sacar un producto que está acompañado de un muñeco de Mulán,
es decir de una caricatura de Disney que para la época en la que están ya es
una caricatura obsoleta y pasada de moda, teniendo en cuenta que este producto
esta dirigido a un publico infantil lo más probable es que este producto no
cause un gran impacto en el público objetivo.
Otro tema que nos parece bastante
relevante es que el área de mercadeo se está enfocando en volver competitivos
los productos de la empresa sacando masivas promociones al mercado, pensamos
que mercadeo puede cumplir con su meta abordando el tema por otro lado. Es
decir puede competir en el segmento al que pertenecen estos productos
brindándole algún elemento diferenciador a estos productos para que de esta
manera se le agregue más valor al producto y de esta manera la empresa gana más
porque probablemente pueden vender el producto a “full precio” y por otro lado el nivel de satisfacción del
cliente va a ser bastante alto ya que
está adquiriendo un producto único e innovador.
Los métodos para poder lograr hacer
esto no solo se le pueden atribuir al encargado de mercadeo, ya que para
cumplir estas metas se debe abordar el tema de mercadeo desde varios puntos de
vista ya que aquí van a converger varios temas como el s&op, investigación
y desarrollo, y un área de calidad que nos confirme que la calidad que se
piensa brindar cumple con estándares pero que también son rentables para la
empresa. Vemos que el s&op es crucial en la empresa porque de esta manera
articulamos todos los departamentos responsables del proceso de elaboración del
producto. Esta herramienta nos permite integrar todo el tema de los recursos
disponibles y necesarios, al igual que el tema de la planificación de la
demanda y de la oferta. El área de investigación pienso que debe ser obligatorio
para que este departamento funcione ya que desde mercadeo se generan la mayor
parte de las decisiones que tienen que ver directamente con la imagen del
producto, es decir la imagen que va a percibir el cliente final al verlo en una
estantería, nevera o góndola.
Para mencionar los aspectos
concernientes a el centro de distribución mencionado en el caso, es importante
tener muy presente que lo primero que se debe hacer, por lo que se debe
trabajar para conseguir en el periodo de tiempo más corto posible es por la
integración de todas las partes de la empresa. Lograr esa sinergia entre todos
los departamentos para trabajar con objetivos comunes y lograr los mejores
resultados en el largo plazo. Implementar procesos estratégicos generados desde
la gerencia y acoplarlos en cada una de las partes con el necesario flujo de
información para lograr una perfecta coordinación de las actividades y procesos
de cada una de dichas partes.
Preocupados por el tema de manejo
de materiales, almacenamiento, distribución de espacios, rotación de
inventarios y organización del centro de distribución, es evidente que para
esta empresa son necesarias soluciones mucho más teóricas y académicas para lograr
planificación y orden en el largo plazo y no estar apagando incendios y con la
constante incertidumbre del diario. Con soluciones teóricas y académicas se
hace referencia al uso de la información proveniente de la investigación de las
universidades, aplicarlas en la industria y administrarlas de buena manera.
Específicamente, es importante que el centro de distribución haga uso de la
teoría del WMS con referencia a tamaños y formas óptimas de las bodegas y
sitios de almacenamiento dependiendo de los recursos y el presupuesto económico
disponible, diseño de zonas y zonificación, diferenciación entre áreas de
recibimiento, prepacking, almacenamiento, almacenamiento de productos de alta
rotación (esta para mejorar la eficiencia) y shipping y packing; el diseño de
pasillos y estanterías con cantidades óptimas tanto de estanterías como de
pickers y equipos de material handing como montacargas, estantes, carruseles y
demás, y también qué tipo de bodega es la que más favorece a la empresa
dependiendo del tipo de productos que se almacenen; esto referente a si la
bodega debe funcionar de forma Order-Picking o de la forma Unit load. Esta información está estudiada y resuelta
desde la perspectiva de la investigación de operaciones y está a disposición de
la industria para su uso y aprovechamiento. Una serie de visitas de consultoría
a toda la empresa, verificando indicadores, sistemas de información,
funcionamiento gerencial, etcétera, daría una nueva perspectiva a la empresa,
mucho más científica, para tomar mejores decisiones basadas en documentación
teórica, y mejorar eficiencia operativa y organizacional en la empresa.
